Huishoudelijk reglement

Welkom bij Team Antwerp Piranhas. Wij zijn een recreatieve thaiboksclub waar iedereen zich welkom, veilig en gerespecteerd moet kunnen voelen.

Dit reglement geldt voor alle sporters, ouders, trainers, vrijwilligers, bestuursleden en bezoekers. Bij inschrijving bevestig je dat je dit reglement kent en naleeft. Voor minderjarigen doet een ouder of wettelijke vertegenwoordiger dit.

1. Inschrijving en deelname

Je kan sporten vanaf 7 jaar. Kinderen die bij de start van het seizoen nog 6 jaar zijn, wachten tot het volgende seizoen.

Je inschrijving is pas definitief na bevestiging door de club, correcte gegevens, betaling, geldige verzekering en eventuele vereiste medische documenten. Betaal pas na ontvangst van een factuur.

Nieuwe sporters kunnen pas deelnemen aan een proefsessie na bevestiging door de club. Is een groep volzet, dan is er geen plaats. We werken niet met een wachtlijst.

Inschrijven als sporter maakt je niet automatisch statutair lid van de vzw. Statutair lidmaatschap wordt bepaald volgens de statuten van de vzw. Wat je betaalt voor deelname aan de sportwerking noemen we de deelnamebijdrage.

2. Groepsindeling

Het trainersteam bepaalt in welke groep je traint. Daarbij houden we onder andere rekening met:

• leeftijd en ervaring;
• sporttechnisch niveau;
• grootte en gewicht;
• gedrag en belastbaarheid;
• veiligheid;
• groepsgrootte en groepssamenstelling.

Doorgroeien naar een andere groep gebeurt na overleg binnen het trainersteam. Vragen zijn altijd welkom, maar de uiteindelijke beslissing ligt bij de trainers.

Broers, zussen en vrienden komen niet automatisch in dezelfde groep. Dit kan alleen wanneer het sporttechnisch, pedagogisch en organisatorisch verantwoord is.

3. Recreatieve clubwerking

Team Antwerp Piranhas is een recreatieve thaiboksclub.

We zetten in op:

• veilig leren thaiboksen;
• techniek en conditie;
• plezier en verbondenheid;
• discipline en respect;
• persoonlijke ontwikkeling.

We hebben geen wedstrijdwerking en nemen niet deel aan competities.

Heb je interesse in wedstrijden? Bespreek dit met de trainers. Zij kunnen informeren of doorverwijzen naar een andere club, maar wedstrijddeelname verloopt niet via Team Antwerp Piranhas.

4. Deelnamebijdrage en betaling

Voor je inschrijft, informeren we je duidelijk over de periode, prijs, het trainingsaanbod, trainingsvrije periodes en eventuele verzekerings- en federatiekosten.

Bij laattijdige betaling sturen we eerst een kosteloze betalingsherinnering. Je krijgt minstens 14 kalenderdagen om te betalen. Tijdens deze termijn rekenen we geen bijkomende kosten aan.

Blijft de betaling daarna openstaan, dan kan de club je deelname en toegang tot het reservatiesysteem tijdelijk blokkeren.

Heb je financiële moeilijkheden? Neem tijdig contact met ons op. We bekijken samen welke haalbare oplossing mogelijk is.

5. Stopzetten en terugbetaling

Wil je stoppen? Laat dit schriftelijk weten via een officieel contactkanaal van de club.

Annuleer je vóór de start van je deelnameperiode, dan betalen we de deelnamebijdrage terug, verminderd met kosten die de club al heeft gemaakt en niet kan terugvorderen.

Na de start is er geen automatisch recht op terugbetaling wegens:

• afwezigheid of vakantie;
• motivatieverlies;
• persoonlijke planningswijzigingen;
• weinig gebruik van het trainingsaanbod;
• overstap naar een andere club.

Ben je om medische redenen minstens acht weken afwezig? Dan kan je een gedeeltelijke terugbetaling of tegoed aanvragen. We vragen hiervoor enkel een medisch attest waarop de verwachte duur van de afwezigheid staat. Een diagnose is niet nodig.

De berekening gebeurt op basis van de volledige resterende maanden, verminderd met kosten die de club niet kan terugvorderen.

Moet de club een belangrijk deel van het trainingsaanbod definitief stopzetten zonder gelijkwaardig alternatief, dan voorzien we een evenredig tegoed of een terugbetaling.

Een beperkte wijziging van trainer, trainingsuur of locatie geeft geen automatisch recht op terugbetaling. We communiceren zulke wijzigingen wel zo snel mogelijk.

6. Reservaties en aanwezigheid

Voor alle volwassenentrainingen is reserveren verplicht. Na je inschrijving ontvang je een link naar het reserveringsplatform.

Kan je niet komen, annuleer dan tijdig zodat iemand anders je plaats kan innemen.

We vragen om:

• op tijd aanwezig te zijn;
• je bij aankomst aan te melden;
• de volledige training te volgen;
• de trainer te verwittigen als je vroeger moet vertrekken;

Wie herhaaldelijk reserveert zonder aanwezig te zijn en niet annuleert, kan tijdelijk de toegang tot het reservatiesysteem verliezen.

7. Gezondheid, noodgevallen en verzekering

Meld vóór de training aan de trainer als je:

• geblesseerd bent;
• je ziek voelt;
• bepaalde oefeningen niet mag uitvoeren;
• een gezondheidssituatie hebt die tijdens het sporten dringende hulp kan vereisen.

We vragen alleen gezondheidsinformatie die nodig is om veilig te kunnen sporten. Een diagnose is niet nodig.

Een geldig medisch attest is verplicht. Zonder medisch attest en geldige verzekering kan je niet deelnemen aan de reguliere trainingen.

Een trainer kan een oefening aanpassen of je training stopzetten wanneer verder sporten niet veilig is.

Meld een ongeval of blessure onmiddellijk aan de trainer. Bij een ongeval of acute medische situatie kan de club, indien nodig, de hulpdiensten en het opgegeven noodcontact contacteren.

De verdere afhandeling van een sportongeval gebeurt volgens de voorwaarden van de verzekering. Een aangifte betekent niet automatisch dat alle kosten worden terugbetaald.

Waar geldt onze verzekering?

De verzekering van Team Antwerp Piranhas geldt alleen voor activiteiten die door de club worden georganiseerd of bevestigd, en binnen de voorwaarden van de verzekeringspolis.

Train, spar of neem je op eigen initiatief deel aan een activiteit bij een andere club? Dan ben je daarvoor niet verzekerd via Team Antwerp Piranhas. Controleer vooraf hoe je bij de andere organisator verzekerd bent.

8. Veilig trainen

Volg altijd de instructies van de trainer.

Zorg voor:

• propere sportkledij;
• het verplichte beschermingsmateriaal;
• korte nagels en een goede persoonlijke hygiëne;
• afgedekte wondjes;
• veilig en proper materiaal.

Juwelen, horloges en andere voorwerpen die gevaar kunnen opleveren, zijn tijdens contactoefeningen niet toegestaan.

Zonder de nodige bescherming kan je niet deelnemen aan contactoefeningen.

Meld beschadigd materiaal onmiddellijk aan een trainer en gebruik materiaal alleen waarvoor het bedoeld is.

Zegt een trainer “stop”, dan stopt de oefening onmiddellijk.

9. Sparren

Sparren is niet verplicht bij elke training of voor iedere sporter.

Sparren gebeurt alleen:

• met toestemming en toezicht van een trainer;
• met het verplichte beschermingsmateriaal;
• met gecontroleerde intensiteit;
• tussen sporters die veilig met elkaar kunnen trainen.

De trainer bepaalt wie met wie oefent en houdt daarbij onder andere rekening met ervaring, leeftijd, gewicht, grootte, gedrag en belastbaarheid.

Jeugd

Bij jeugd wordt tijdens het sparren niet naar het hoofd gewerkt. Jeugdleden dragen steeds het opgelegde beschermingsmateriaal.

Ongecontroleerd, agressief of bewust gevaarlijk trainen is niet toegestaan.

Voelt een sporter zich niet veilig of comfortabel? Meld dit aan de trainer. De trainer past de oefening aan of stopt ze.

10. Respectvol gedrag

We behandelen elkaar met respect tijdens trainingen, clubactiviteiten en digitale communicatie.

Niet toegestaan zijn onder andere:

• pesten, uitsluiten, bedreigen of intimideren;
• discriminatie of haatspraak;
• fysiek of verbaal geweld;
• seksueel of ander grensoverschrijdend gedrag;
• vernederende communicatie;
• bewust gevaarlijk trainen;
• wapenbezit;
• alcohol, drugs of doping;
• roken of vapen waar dit niet is toegestaan;
• het herhaaldelijk negeren van afspraken en instructies.

Een vraag, kritische opmerking, klacht of melding van een onveilige situatie wordt nooit op zichzelf beschouwd als ongepast gedrag.

11. Trainers, vrijwilligers en bestuur

Trainers, vrijwilligers en bestuursleden hebben een voorbeeldfunctie.

Zij respecteren dezelfde principes rond veiligheid, integriteit, privacy en respect die we van onze sporters verwachten.

Bij de begeleiding van minderjarigen respecteren zij hun lichamelijke, psychische en persoonlijke grenzen.

Lichamelijk contact gebeurt alleen wanneer dit passend en nodig is voor de sporttechnische begeleiding, veiligheid of hulpverlening.

Persoonlijk contact met minderjarigen buiten de clubwerking wordt beperkt tot wat nodig is voor de clubactiviteiten. Voor praktische communicatie gebruiken we zoveel mogelijk de afgesproken of officiële communicatiekanalen.

Grensoverschrijdend, vernederend of intimiderend gedrag door een trainer, vrijwilliger of bestuurder wordt niet aanvaard.

12. Ouders en bezoekers

Ouders en bezoekers zijn alleen aanwezig in de trainingsruimte wanneer de locatie en de trainer dit toelaten.

Per locatie laten we weten waar ouders kunnen wachten en of ze de training mogen bijwonen.

We vragen ouders en bezoekers om:

• de training niet te verstoren;
• tijdens de training geen eigen sporttechnische instructies te geven;
• sporters, trainers en andere aanwezigen respectvol te behandelen;
• de regels van de sportlocatie te volgen;
• geen foto’s of video’s te maken zonder toestemming;
• trainers vóór of na de training aan te spreken en niet tijdens de begeleiding.

Bij storend, agressief of onveilig gedrag kan iemand gevraagd worden de accommodatie te verlaten.

13. Minderjarigen en toezicht

Ouders zorgen ervoor dat minderjarigen tijdig worden gebracht en opgehaald.

Het toezicht van de club start wanneer de trainer de sporter ontvangt en eindigt bij het aangekondigde einde van de training.

Ouders blijven verantwoordelijk:

• vóór de sporter door de trainer wordt ontvangen;
• na het einde van de training;
• tijdens de verplaatsing van en naar de sportlocatie.

Een minderjarige mag alleen zelfstandig vertrekken wanneer de ouder of wettelijke vertegenwoordiger hiervoor vooraf schriftelijk toestemming heeft gegeven.

Kan je je kind niet tijdig ophalen? Verwittig de club zo snel mogelijk.

14. Privacy, foto’s en video’s

We gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens. Meer informatie vind je in onze privacyverklaring.

Voor herkenbare foto’s en video’s die voor communicatie of promotie worden gebruikt, vragen we afzonderlijk toestemming. Je bent niet verplicht deze toestemming te geven en je keuze heeft geen invloed op je deelname aan de club.

Toestemming kan later worden ingetrokken voor toekomstig gebruik.

Bij minderjarigen houden we rekening met de toestemming van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger en, waar vereist, van de jongere zelf.

Maak, film of deel zelf geen herkenbare beelden van andere sporters zonder hun toestemming. Bij minderjarigen respecteer je ook de vereiste toestemming van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

De club neemt niet automatisch contact op met een school, hulpverlening of andere externe organisatie over een sporter. Dat gebeurt alleen met duidelijke toestemming, tenzij de wet anders vereist of er een ernstig en onmiddellijk veiligheidsrisico bestaat.

15. Communicatie

Praktische informatie delen we via onze officiële communicatiekanalen, zoals:

• e-mail;
• WhatsApp;
• onze website;
• IG/TikTok/FB;
• het reservatiesysteem.

Houd je contactgegevens altijd actueel.

Belangrijke of gevoelige persoonlijke informatie delen we niet in een algemene WhatsAppgroep.

Gebruik je geen WhatsApp? Dan spreken we indien nodig een ander communicatiekanaal af.

16. Vragen, bezorgdheden en klachten

Heb je een vraag, bezorgdheid of klacht? Bespreek dit met een trainer of het bestuur.

Voor meldingen over pesten, discriminatie, geweld, integriteit of grensoverschrijdend gedrag kan je terecht bij het Aanspreekpunt Integriteit (API) van Team Antwerp Piranhas.

Aanspreekpunt Integriteit
Naam: Zoe Parys
E-mail: zoeparys@hotmail.com
Telefoon: +32 476 72 79 21

We behandelen meldingen zo discreet mogelijk. Informatie wordt alleen gedeeld met personen die deze nodig hebben om de situatie zorgvuldig te behandelen.

Wie te goeder trouw een vraag stelt, bezorgdheid uit of melding doet, mag daarvan geen nadeel ondervinden.

Bij onmiddellijk gevaar worden de bevoegde hulpdiensten ingeschakeld.

17. Wat als afspraken niet worden nageleefd?

We proberen problemen eerst op te lossen via overleg.

Een maatregel moet passen bij de ernst en omstandigheden van de situatie. Mogelijke maatregelen zijn:

• een gesprek of mondelinge waarschuwing;
• tijdelijke uitsluiting van een oefening;
• verwijdering uit de lopende training;
• een schriftelijke waarschuwing;
• tijdelijke schorsing;
• duidelijke afspraken over verdere deelname;
• definitieve stopzetting van deelname.

Bij onmiddellijk gevaar kan een trainer iemand meteen uit een oefening of training verwijderen.

Een langdurige schorsing of definitieve stopzetting van deelname wordt beslist door het bestuur en gemotiveerd.

Behalve wanneer onmiddellijk optreden nodig is, krijgt de betrokkene eerst de mogelijkheid om zijn of haar kant van het verhaal toe te lichten.

Bij minderjarigen betrekken we ook de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

De uitsluiting van een statutair lid van de vzw gebeurt volgens de statuten en de toepasselijke wettelijke procedure.

18. Praktische wijzigingen

Trainingsuren, locaties en tijdelijke wijzigingen kunnen veranderen wanneer dit organisatorisch of praktisch nodig is.

We communiceren belangrijke wijzigingen zo snel mogelijk via onze officiële kanalen.

Iedereen volgt daarnaast de huisregels van de sportlocatie waar de training of activiteit plaatsvindt.

De club kan dit huishoudelijk reglement aanpassen wanneer dit nodig is door gewijzigde wetgeving, veiligheidsregels, verzekeringsvoorwaarden of de organisatie van de club.

Belangrijke wijzigingen worden gecommuniceerd. De meest recente versie van het huishoudelijk reglement staat steeds op onze website.

19. Sluitingsperiodes

Tijdens officiële feestdagen, schoolvakanties en de ramadan zijn er geen reguliere trainingen, tenzij de club vooraf uitdrukkelijk anders communiceert.

De exacte sluitingsperiodes worden vooraf via onze officiële kanalen meegedeeld.

Deze vooraf geplande sluitingsperiodes maken deel uit van de clubwerking en geven geen recht op een inhaaltraining, tegoed of terugbetaling.